Informacja dla studentów przystępujących do egzaminu magisterskiego

Zachęcamy do zapoznania się z najczęściej zadawanymi pytaniami dotyczącymi AP (plik do pobrania).

 

Studenci przystępujący do egzaminu magisterskiego zobowiązani są przed obroną pracy (maksymalnie do 30 września):

1. Podać w sekretariacie dane niezbędne do uzupełnienia systemu AP - imię i nazwisko, tytuł pracy dyplomowej, nazwisko promotora pracy oraz nazwisko recenzenta pracy.
2. Sprawdzić w systemie USOSweb czy wszystkie uzyskane zaliczenia i oceny są wpisane, w przypadku braku zaliczeń/ocen – podanie o powtarzanie przedmiotu należy złożyć w sekretariacie.
3. Wypełnić i złożyć oświadczenie w sprawie praw autorskich i zgodności wydruku pracy z jej wersją elektroniczną
4. Wypełnić formularz absolwenta dla Biura Karier UJ, dostępny w systemie USOS
5. Złożyć wniosek o wydanie odpisu dyplomu w języku obcym (jeśli potrzeba)
6. Przedstawić potwierdzenie wpłaty za dyplom (opłata naliczana jest w systemie USOS, skąd jest generowane konto bankowe do wpłaty).
7. Złożyć egzamin magisterski w terminie nieprzekraczającym jednego miesiąca od dnia złożenia pracy magisterskiej.

Szczegółowa procedura

Przed przystapieniem do wprowadzania pracy do AP proszę zapoznać się z zarządzeniem nr 83 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 18 lipca 2020 r. w sprawie: elektronicznego archiwizowania prac dyplomowych licencjackich i magisterskich w Archiwum Prac.

Procedura:

§ 1

W celu elektronicznego archiwizowania prac dyplomowych licencjackich i magisterskich, zwanych dalej „pracami”, w Uniwersytecie Jagiellońskim funkcjonuje system internetowy Archiwum Prac, zwany dalej „systemem AP”.

§ 2

1. Student, po uzyskaniu akceptacji promotora, zobowiązany jest przekazać do sekretariatu Instytutu  dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1, najpóźniej na trzy tygodnie przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego, ale nie później niż do 1 września ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów.
2. Pracownicy sekretariatu wykonujący czynności związane z obsługą administracyjną studiów są zobowiązani do:

• 1) wprowadzania do systemu USOS, w terminie umożliwiającym wykonanie czynności, o których mowa w § 3 i § 4, ale nie później niż na trzy tygodnie przed końcem roku akademickiego, następujących danych dotyczących pracy:
  • a) tytuł pracy,
  • b) dane autora pracy,
  • c) dane promotora,
  • d) dane recenzentów,
  • e) nazwa jednostki organizacyjnej,
  • f) nazwa uczelni,
  • g) kierunek studiów,
  • h) imiona, nazwiska oraz stopnie członków komisji egzaminacyjnej,
  • i) informację, czy egzamin dyplomowy będzie przeprowadzany z wykorzystaniem technologii informatycznych,
  • j) informację, czy protokół będzie uzupełniany w formie elektronicznej;
• 2) wydruku z systemu USOS, po egzaminie dyplomowym, i włączenia do teczki akt osobowych studenta:
  • a) protokołu egzaminu dyplomowego – w sytuacji gdy protokół sporządzany jest w formie elektronicznej,
  • b) recenzji pracy,
  • c) Karty Pracy Dyplomowej.

§ 3

1. Studenci, których dane zostały przygotowane zgodnie z § 2, zobowiązani są do wykonania kolejno następujących czynności:
   • 1) wypełnienia w systemie AP formularza zawierającego szczegółowe dane dotyczące pracy: temat, słowa kluczowe, streszczenie w języku polskim, angielskim i ewentualnie w języku pracy;
   • 2) zatwierdzenia oświadczeń o samodzielności i oryginalności przygotowywanej pracy oraz że nie zawiera ona informacji podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych;
   • 3) wprowadzenia do systemu AP pracy do ostatecznej akceptacji przez promotora, nie później niż do 15 września ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów.
2. Wprowadzenie pracy do systemu AP równoznaczne jest ze złożeniem pracy do ostatecznej akceptacji przez promotora.
3. Pracę przedkładaną do ostatecznej akceptacji przez promotora student wgrywa w postaci scalonego pliku PDF (rozmiar pliku nie powinien przekraczać 20 MB) oraz ewentualnych załączników. Załączniki powinny być przesłane w postaci jednego pliku archiwum (ZIP, RAR, 7Z), którego rozmiar nie powinien przekraczać 200 MB. W przypadku konieczności wprowadzenia załącznika o większym rozmiarze niż wskazany w zdaniu poprzedzającym, student zobowiązany jest skontaktować się z Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego.

§ 4

1. Praca wprowadzona do systemu AP przez studenta jest automatycznie poddawana weryfikacji w Jednolitym Systemie Antyplagiatowym, zwanym dalej „JSA”.
2. Promotor otrzymuje drogą mailową powiadomienie o zakończeniu weryfikacji oryginalności pracy. Po zapoznaniu się z wynikiem analizy, jeżeli oryginalność pracy nie budzi wątpliwości, promotor zatwierdza raport antyplagiatowy w systemie AP wybierając przycisk „zaakceptuj raport”, oraz zatwierdza oświadczenie o zapoznaniu się z raportem w systemie AP. Drukowanie raportu z JSA nie jest wymagane.
3. Po zatwierdzeniu pracy promotor kieruje pracę do oceny recenzentów.
4. W przypadku, gdy oryginalność pracy budzi wątpliwości, promotor nie zatwierdza pracy oraz informuje o zaistniałej sytuacji dziekana.
5. Skierowanie pracy do oceny przez recenzentów (status pracy „4-wystawianie recenzji”) równoznaczne jest z akceptacją ostatecznej wersji pracy i musi nastąpić do końca września ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów.
6. Recenzenci uzupełniają formularz recenzji w systemie AP najpóźniej tydzień przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego, a następnie zatwierdzają go. Zatwierdzenie formularza recenzji równoznaczne jest z elektronicznym podpisaniem recenzji. W przypadku wprowadzenia recenzji do systemu AP w formie pliku recenzent drukuje recenzję, podpisuje ją i dostarcza do sekretariatu/dziekanatu jednostki organizacyjnej UJ prowadzącej obsługę administracyjną studiów. W wyjątkowych przypadkach dziekan może wyrazić zgodę na skrócenie terminu uzupełnienia formularza recenzji.

§ 5

1. Do egzaminu dyplomowego dopuszcza się wyłącznie studentów, których praca została zatwierdzona przez promotora i zrecenzowana, tj. posiada w systemie AP status „5-praca gotowa do obrony”.
2. Wygenerowanie protokołu egzaminu dyplomowego z systemu USOS jest możliwe dopiero po uzyskaniu przez pracę statusu „5-praca gotowa do obrony”.

§ 6

1. Protokół egzaminu dyplomowego sporządzany jest w formie papierowej albo elektronicznej. W przypadku sporządzania protokołu w formie elektronicznej przewodniczący komisji egzaminacyjnej uzupełnia protokół przebiegu egzaminu w systemie AP, a następnie zatwierdza go i przekazuje do zatwierdzenia pozostałym członkom komisji egzaminacyjnej. W miejscu przeznaczonym na podpis pojawia się informacja o uwierzytelnieniu danej osoby w systemie. Po zatwierdzeniu protokołu przez wszystkich członków komisji egzaminacyjnej możliwy jest jego wydruk z systemu AP w celu umieszczenia w teczce akt osobowych studenta.
2. Po egzaminie dyplomowym zakończonym oceną pozytywną praca w postaci pliku PDF zostaje automatycznie przekazana do Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego jako elektroniczny egzemplarz pracy dyplomowej.

§ 7

1. Uniwersytet Jagielloński zobowiązuje się do przechowywania pracy w postaci niezmienionej i z poszanowaniem autorskich praw osobistych i majątkowych twórcy.
2. Autor może udzielić indywidualnej lub generalnej zgody na udostępnianie pracy w Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego. W przypadku braku takiej zgody praca będzie traktowana wyłącznie jako część dokumentacji studiów i nie będzie udostępniana.
3. Autor może udzielić zgody na udostępnianie pracy w sieci Internet.

Dokumenty wymagane do dopuszczenia studenta do egzaminu dyplomowego

Zgodnie z zarządzeniem nr 3 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 11 stycznia 2021 r. w sprawie dokumentów wymaganych do dopuszczenia studenta do egzaminu dyplomowego:

Dokumentami wymaganymi do dopuszczenia studenta do egzaminu dyplomowego są:

1. wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów;
2. potwierdzenie uiszczenia opłaty za wydanie dyplomu lub odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów – w przypadku, gdy student jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za dyplom lub odpisy dokumentów poświadczających ukończenie studiów na mocy odrębnych przepisów lub złożył wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów, za które na mocy odrębnych przepisów pobiera się opłatę, a dokonana przez studenta płatność nie została zaksięgowana na właściwym subkoncie najpóźniej na dwa dni przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego;
3. oświadczenie o posiadaniu dostępu do urządzenia obsługującego wybraną technologię informatyczną wyposażonego w kamerę i mikrofon oraz dostępu do sieci Internet, zapewniających odpowiednią jakość przekazu audio i wideo – w przypadku, gdy egzamin dyplomowy przeprowadzany jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
4. informacja o planowanej obecności innych osób w trakcie egzaminu dyplomowego – w przypadku, gdy egzamin dyplomowy przeprowadzany jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a obecność innych osób wynika z ustalonych z Działem ds. Osób Niepełnosprawnych UJ warunków adaptacji egzaminu dyplomowego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami;
5. oświadczenie o wypełnieniu wszystkich obowiązków wynikających z regulaminów wybranych form wsparcia realizowanych na UJ w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w których student brał udział, w szczególności o dostarczeniu dokumentów i złożeniu oświadczeń wymaganych ww. regulaminami, potwierdzone przez właściwą jednostkę administracji ogólnouczelnianej UJ – w przypadku, gdy student korzystał z ww. form wsparcia.

Dokumenty wymagane do dopuszczenia do egzaminu dyplomowego składa się w sekretariacie jednostki organizacyjnej UJ prowadzącej tok studiów.

Pliki do pobrania

• Wzór strony tytułowej pracy
• Oświadczenie o wypełnieniu wszystkich obowiązków wynikających z udziału w kursach ZintegrUJ
• Procedura odbioru zaświadczeń z programu ZintegrUJ
• Oświadczenie o posiadaniu dostępu do sprzętu komputerowego
• Wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów wyższych dla absolwentów, którzy rozpoczęli studia od roku akademickiego 2019/2020 oraz którzy wznowili studia od roku akademickiego 2019/2020
• Wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów wyższych dla absolwentów, którzy rozpoczęli studia przed rokiem akademickim 2019/2020