Zachęcamy do zapoznania się z najczęściej zadawanymi pytaniami dot. AP.

Zobowiązani są przed obroną pracy (maksymalnie do 30 września):

1. Podać w sekretariacie dane niezbędne do uzupełnienia systemu AP - imię i nazwisko, tytuł pracy dyplomowej, nazwisko promotora pracy oraz nazwisko recenzenta pracy.

2. Sprawdzić w systemie USOSweb czy wszystkie uzyskane zaliczenia i oceny są wpisane, w przypadku braku zaliczeń/ocen – podanie o powtarzanie przedmiotu należy złożyć w sekretariacie.

3. Wypełnić i złożyć oświadczenie w sprawie praw autorskich i zgodności wydruku pracy z jej wersją elektroniczną

4. Wypełnić formularz absolwenta dla Biura Karier UJ, dostępny w systemie USOS

5. Złożyć wniosek o wydanie odpisu dyplomu w języku obcym (jeśli potrzeba)

6. Przedstawić potwierdzenie wpłaty za dyplom (opłata naliczana jest w systemie USOS, skąd jest generowane konto bankowe do wpłaty).

7. Złożyć egzamin magisterski w terminie nieprzekraczającym jednego miesiąca od dnia złożenia pracy magisterskiej.

Szczegółowa procedura:

Przed przystapieniem do wprowadzania pracy do AP proszę zapoznać się z zarządzeniem nr 83 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 18 lipca 2020 w sprawie: elektronicznego archiwizowania prac dyplomowych licencjackich i magisterskich w Archiwum Prac

Procedura:

 § 1

W celu elektronicznego archiwizowania prac dyplomowych licencjackich i magisterskich, zwanych dalej „pracami”, w Uniwersytecie Jagiellońskim funkcjonuje system internetowy Archiwum Prac, zwany dalej „systemem AP”.

§ 2

1. Student, po uzyskaniu akceptacji promotora, zobowiązany jest przekazać do sekretariatu Instytutu  dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1, najpóźniej na trzy tygodnie przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego, ale nie później niż do 1 września ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów.

2. Pracownicy sekretariatu wykonujący czynności związane z obsługą administracyjną studiów są zobowiązani do:

1) wprowadzania do systemu USOS, w terminie umożliwiającym wykonanie czynności, o których mowa w § 3 i § 4, ale nie później niż na trzy tygodnie przed końcem roku akademickiego, następujących danych dotyczących pracy:

a) tytuł pracy,

b) dane autora pracy,

c) dane promotora,

d) dane recenzentów,

e) nazwa jednostki organizacyjnej,

f) nazwa uczelni,

g) kierunek studiów,

h) imiona, nazwiska oraz stopnie członków komisji egzaminacyjnej,

i) informację, czy egzamin dyplomowy będzie przeprowadzany z wykorzystaniem technologii informatycznych,

j) informację, czy protokół będzie uzupełniany w formie elektronicznej;

2) wydruku z systemu USOS, po egzaminie dyplomowym, i włączenia do teczki akt osobowych studenta:

a) protokołu egzaminu dyplomowego – w sytuacji gdy protokół sporządzany jest w formie elektronicznej,

b) recenzji pracy,

c) Karty Pracy Dyplomowej

§ 3

1. Studenci, których dane zostały przygotowane zgodnie z § 2, zobowiązani są do wykonania kolejno następujących czynności:

1) wypełnienia w systemie AP formularza zawierającego szczegółowe dane dotyczące pracy: temat, słowa kluczowe, streszczenie w języku polskim, angielskim i ewentualnie w języku pracy;

2) zatwierdzenia oświadczeń o samodzielności i oryginalności przygotowywanej pracy oraz że nie zawiera ona informacji podlegających ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych;

3) wprowadzenia do systemu AP pracy do ostatecznej akceptacji przez promotora, nie później niż do 15 września ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów.

Wprowadzenie pracy do systemu AP równoznaczne jest ze złożeniem pracy do ostatecznej akceptacji przez promotora

2. Pracę przedkładaną do ostatecznej akceptacji przez promotora student wgrywa w postaci scalonego pliku PDF (rozmiar pliku nie powinien przekraczać 20 MB) oraz ewentualnych załączników. Załączniki powinny być przesłane w postaci jednego pliku archiwum (ZIP, RAR, 7Z), którego rozmiar nie powinien przekraczać 200 MB. W przypadku konieczności wprowadzenia załącznika o większym rozmiarze niż wskazany w zdaniu poprzedzającym, student zobowiązany jest skontaktować się z Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego.

§ 4

1. Praca wprowadzona do systemu AP przez studenta jest automatycznie poddawana weryfikacji w Jednolitym Systemie Antyplagiatowym, zwanym dalej „JSA”.

2. Promotor otrzymuje drogą mailową powiadomienie o zakończeniu weryfikacji oryginalności pracy. Po zapoznaniu się z wynikiem analizy, jeżeli oryginalność pracy nie budzi wątpliwości, promotor zatwierdza raport antyplagiatowy w systemie AP wybierając przycisk „zaakceptuj raport”, oraz zatwierdza oświadczenie o zapoznaniu się z raportem w systemie AP. Drukowanie raportu z JSA nie jest wymagane.

3. Po zatwierdzeniu pracy promotor kieruje pracę do oceny recenzentów.

4. W przypadku, gdy oryginalność pracy budzi wątpliwości, promotor nie zatwierdza pracy oraz informuje o zaistniałej sytuacji dziekana.

5. Skierowanie pracy do oceny przez recenzentów (status pracy „4-wystawianie recenzji”) równoznaczne jest z akceptacją ostatecznej wersji pracy i musi nastąpić do końca września ostatniego roku akademickiego w ramach toku studiów.

6. Recenzenci uzupełniają formularz recenzji w systemie AP najpóźniej tydzień przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego, a następnie zatwierdzają go. Zatwierdzenie formularza recenzji równoznaczne jest z elektronicznym podpisaniem recenzji. W przypadku wprowadzenia recenzji do systemu AP w formie pliku recenzent drukuje recenzję, podpisuje ją i dostarcza do sekretariatu/dziekanatu jednostki organizacyjnej UJ prowadzącej obsługę administracyjną studiów. W wyjątkowych przypadkach dziekan może wyrazić zgodę na skrócenie terminu uzupełnienia formularza recenzji.

§ 5

1. Do egzaminu dyplomowego dopuszcza się wyłącznie studentów, których praca została zatwierdzona przez promotora i zrecenzowana, tj. posiada w systemie AP status „5-praca gotowa do obrony”.

2. Wygenerowanie protokołu egzaminu dyplomowego z systemu USOS jest możliwe dopiero po uzyskaniu przez pracę statusu „5-praca gotowa do obrony”.

§ 6

1. Protokół egzaminu dyplomowego sporządzany jest w formie papierowej albo elektronicznej. W przypadku sporządzania protokołu w formie elektronicznej przewodniczący komisji egzaminacyjnej uzupełnia protokół przebiegu egzaminu w systemie AP, a następnie zatwierdza go i przekazuje do zatwierdzenia pozostałym członkom komisji egzaminacyjnej. W miejscu przeznaczonym na podpis pojawia się informacja o uwierzytelnieniu danej osoby w systemie. Po zatwierdzeniu protokołu przez wszystkich członków komisji egzaminacyjnej możliwy jest jego wydruk z systemu AP w celu umieszczenia w teczce akt osobowych studenta.

2. Po egzaminie dyplomowym zakończonym oceną pozytywną praca w postaci pliku PDF zostaje automatycznie przekazana do Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego jako elektroniczny egzemplarz pracy dyplomowej.

§ 7

1. Uniwersytet Jagielloński zobowiązuje się do przechowywania pracy w postaci niezmienionej i z poszanowaniem autorskich praw osobistych i majątkowych twórcy.

2. Autor może udzielić indywidualnej lub generalnej zgody na udostępnianie pracy w Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego. W przypadku braku takiej zgody praca będzie traktowana wyłącznie jako część dokumentacji studiów i nie będzie udostępniana.

3. Autor może udzielić zgody na udostępnianie pracy w sieci Internet.

Dokumenty wymagane do dopuszczenia studenta do egzaminu dyplomowego

Zgodnie z Zarządzeniem nr 3 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 11 stycznia 2021 roku w sprawie dokumentów wymaganych do dopuszczenia studenta do egzaminu dyplomowego:

Dokumentami wymaganymi do dopuszczenia studenta do egzaminu dyplomowego są:

1) wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów;

2) potwierdzenie uiszczenia opłaty za wydanie dyplomu lub odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów – w przypadku, gdy student jest zobowiązany do uiszczenia opłaty za dyplom lub odpisy dokumentów poświadczających ukończenie studiów na mocy odrębnych przepisów lub złożył wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów, za które na mocy odrębnych przepisów pobiera się opłatę, a dokonana przez studenta płatność nie została zaksięgowana na właściwym subkoncie najpóźniej na dwa dni przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego;

3) oświadczenie o posiadaniu dostępu do urządzenia obsługującego wybraną technologię informatyczną wyposażonego w kamerę i mikrofon oraz dostępu do sieci Internet, zapewniających odpowiednią jakość przekazu audio i wideo – w przypadku, gdy egzamin dyplomowy przeprowadzany jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

4) informacja o planowanej obecności innych osób w trakcie egzaminu dyplomowego – w przypadku, gdy egzamin dyplomowy przeprowadzany jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a obecność innych osób wynika z ustalonych z Działem ds. Osób Niepełnosprawnych UJ warunków adaptacji egzaminu dyplomowego do potrzeb osób z niepełnosprawnościami;

5) oświadczenie o wypełnieniu wszystkich obowiązków wynikających z regulaminów wybranych form wsparcia realizowanych na UJ w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w których student brał udział, w szczególności o dostarczeniu dokumentów i złożeniu oświadczeń wymaganych ww. regulaminami, potwierdzone przez właściwą jednostkę administracji ogólnouczelnianej UJ – w przypadku, gdy student korzystał z ww. form wsparcia.

§ 3

Dokumenty wymagane do dopuszczenia do egzaminu dyplomowego składa się w sekretariacie jednostki organizacyjnej UJ prowadzącej tok studiów.

Pliki do pobrania:

Wzór strony tytułowej pracy

Formularz Biura Karier UJ dostępny w systemie USOS

Oświadczenie o wypełnieniu wszystkich obowiązków wynikających z udziału w kursach ZintegrUJ

Procedura odbioru zaświadczeń z programu ZintegrUJ

Oświadczenie o posiadaniu dostępu do sprzętu komputerowego

wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów wyższych dla absolwentów, którzy rozpoczęli studia od roku akademickiego 2019/2020 oraz którzy wznowili studia od roku akademickiego 2019/2020

wniosek o wydanie odpisów dokumentów poświadczających ukończenie studiów wyższych dla absolwentów, którzy rozpoczęli studia przed rokiem akademickim 2019/2020